Připravte si dokument Word pro hromadnou distribuci

Video: Připravte si dokument Word pro hromadnou distribuci

Video: Připravte si dokument Word pro hromadnou distribuci
Video: How to trick your BOSS!!! 2024, Březen
Připravte si dokument Word pro hromadnou distribuci
Připravte si dokument Word pro hromadnou distribuci
Anonim

Tento příspěvek napsal Askar, geek, který stojí za technologickým centrem DemoGeek.

Pokud pracujete v týmu nebo pokud jednáte s vašimi zákazníky, můžete se ujistit, že distribuujete své dokumenty správným způsobem tak, aby informace v dokumentu dosáhly správné publikum a respektovala důvěrnost informací.

Word 2007 má funkci, pomocí které můžete formálně připravit dokument aplikace Word pro správnou distribuci skupině lidí nebo dokonce jednotlivým osobám s určitým faktorem důvěryhodnosti.

Příprava

Spusťte aplikaci Word 2007 a vytvořte dokument tak, jak chcete.

Poté, co jste s dokumentem spokojeni a jste připraveni k distribuci, chvíli pozastavte, než zasáhnete e-mailovou aplikaci, a postupujte podle těchto jednoduchých kroků, abyste získali dokument připravený k distribuci. Mějte na paměti, že tyto kroky jsou izolované a co to znamená, že můžete vybrat a vybrat kroky, které jste chtěli následovat.

Image
Image

Klikněte na tlačítko Tlačítko Office a klikněte na tlačítko " Připravit"Možnost nabídky. Existuje 7 různých možností, které byste měli vidět. Vysvětlím každou z těchto možností, abyste mohli vybrat a vybrat správnou kombinaci možností pro vaše požadavky na distribuci.

Vlastnosti dokumentu

První v seznamu je Vlastnosti ' možnost zadat informace o metadatech o dokumentu.

Můžete zadat jméno autora dokumentu, názvu, předmětu, klíčových slov, kategorie, stavu a komentářů.
Můžete zadat jméno autora dokumentu, názvu, předmětu, klíčových slov, kategorie, stavu a komentářů.
Image
Image

Některé z nich mohou být zobrazeny prostřednictvím Soubor >> Vlastnosti dialog.

Mějte na paměti, že jakmile dokončíte dokument, nebudete moci tyto vlastnosti vidět, ale až do té doby můžete s ostatními dokumenty spojit s ostatními dokumenty, abyste si před otevřením představili dokument.

Zkontrolujte dokument

Druhou možností v seznamu je " Zkontrolujte dokument"Možnost. V rámci přípravy na distribuci dokumentu můžete prohlížet dokument pro komentáře, revize, revizní značky, anotaci inkoustu. Můžete prohlížet skryté metadata nebo jakékoliv osobní informace, které byly uloženy s dokumentem. Můžete zkontrolovat všechny vlastní údaje XML, které byly uloženy s dokumentem. Můžete také zkontrolovat veškeré informace o záhlaví, zápatí a vodoznaku. Nakonec můžete také zkontrolovat skryté texty v dokumentu.

Image
Image

Zvolte možnosti kontroly, které jste chtěli ujistit před distribucí dokumentu a po stisknutí klávesy " Kontrolovat"Tlačítko Word zkontroluje dokument a upozorní vás na všechny položky, které zjistí při kontrole.

Položky, které potřebují vaši pozornost, by měly být označeny vykřičníkem a můžete se rozhodnout znovu zkontrolovat, jestli chcete.
Položky, které potřebují vaši pozornost, by měly být označeny vykřičníkem a můžete se rozhodnout znovu zkontrolovat, jestli chcete.

Šifrování dokumentu

Třetí v seznamu je " Šifrování dokumentu"Možnost. Zvolte tuto možnost, chcete-li dokument zobrazit pouze určitým lidem, kterým důvěřujete. Umožňuje šifrovat dokument s heslem podle vašeho výběru a uživatelé musí zadat toto heslo pro zobrazení dokumentu.

Zvolte heslo, které můžete rozdělit do skupiny. Moje rada není vybrat heslo, které používáte osobně, ale spíše heslo, které nikdo nemůže použít k vyhledání zpět na vaše online účty nebo jakékoli citlivé účty, které používáte osobně.
Zvolte heslo, které můžete rozdělit do skupiny. Moje rada není vybrat heslo, které používáte osobně, ale spíše heslo, které nikdo nemůže použít k vyhledání zpět na vaše online účty nebo jakékoli citlivé účty, které používáte osobně.
Potvrďte heslo ještě jednou. V heslech se rozlišují velká a malá písmena a ujistěte se, že heslo zůstává zachováno / zapamatováno, protože v případě, že zapomenete a nebudete mít možnost otevřít soubor, pokud zapomenete heslo, nelze obnovit heslo.
Potvrďte heslo ještě jednou. V heslech se rozlišují velká a malá písmena a ujistěte se, že heslo zůstává zachováno / zapamatováno, protože v případě, že zapomenete a nebudete mít možnost otevřít soubor, pokud zapomenete heslo, nelze obnovit heslo.
Po zašifrování byste měli mít možnost vidět, že volba nabídky má malou barvu pozadí, která naznačuje, že je tento dokument zašifrován.
Po zašifrování byste měli mít možnost vidět, že volba nabídky má malou barvu pozadí, která naznačuje, že je tento dokument zašifrován.
Když se lidé ve vaší distribuční skupině pokusí otevřít zašifrovaný dokument, budou vyzváni k zadání hesla.
Když se lidé ve vaší distribuční skupině pokusí otevřít zašifrovaný dokument, budou vyzváni k zadání hesla.
Bez hesla vůbec nebudou moci dokument otevřít.
Bez hesla vůbec nebudou moci dokument otevřít.

Omezení oprávnění

Čtvrtý na seznamu je " Omezení oprávnění"Možnost. Pomocí možnosti "Omezit oprávnění" můžete omezit, co mohou lidé s tímto dokumentem udělat. Je-li dokument citlivý, můžete použít omezení oprávnění pro omezení jejich úpravy, kopírování a tisk dokumentu.

Omezení oprávnění používá klient Windows Rights Management pro implementaci omezení.
Omezení oprávnění používá klient Windows Rights Management pro implementaci omezení.
Image
Image

Možná budete vyzváni k instalaci Správa práv systému Windows nástroj. Nebojte se, pokračujte a nainstalujte, je to z důvěryhodného zdroje. Po instalaci byste měli mít možnost nakonfigurovat, co mohou lidé s tímto dokumentem dělat.

Přidat digitální podpis

Pátý v seznamu je " Přidat digitální podpis"Možnost. Digitální podpisy zajišťují celistvost dokumentu. Přemýšlejte o digitálních podpisech jako o podpisu papíru, ale pro usnadnění. Pokud má dokument digitální podpis, znamená to integritu a důvěru dokumentu. Bylo by to užitečné, pokud rozdáváte dokument velkému počtu diváků.

Image
Image

Klikněte na tlačítko " Přidat digitální podpis"A aplikace Word vás vyzve pomocí výše uvedeného dialogového okna pro vyhledání poskytovatelů digitálních podpisů na Office Marketplace.

Na Office Online Marketplace byste měli mít možnost najít poskytovatele digitálního podpisu, který můžete použít k podpisu dokumentu.
Na Office Online Marketplace byste měli mít možnost najít poskytovatele digitálního podpisu, který můžete použít k podpisu dokumentu.

Spusťte kontrolu kompatibility

Přejdeme na poslední možnost " Spusťte kontrolu kompatibility" První.Pokud jste použili libovolné funkce, které jsou specifické pro aplikaci Word 2007 a pokud máte podezření, že vaše publikum pravděpodobně používá starší verze aplikace Word, pravděpodobně budete chtít spustit Kontrola kompatibility, abyste se ujistili, že dokument dokáže přečíst celé publikum.

Aplikace Word 2007 spustí sadu předdefinovaných kontrol kompatibility a pokud zjistí problémy s kompatibilitou, zobrazí se v dialogu výše, pokud se nejedná o přechod k poslednímu kroku před distribucí dokumentu.
Aplikace Word 2007 spustí sadu předdefinovaných kontrol kompatibility a pokud zjistí problémy s kompatibilitou, zobrazí se v dialogu výše, pokud se nejedná o přechod k poslednímu kroku před distribucí dokumentu.

Označit jako konečné

Toto by mělo být posledním krokem, který jste chtěli dodržet, než distribuujete dokument do skupiny. Jak název naznačuje, že tato akce označí dokument jako vše nastavené pro distribuci.

Vzhledem k tomu, že dojde k významným změnám v dokumentu, budete vyzváni, abyste ujistili, že chcete dokument označit za konečný.
Vzhledem k tomu, že dojde k významným změnám v dokumentu, budete vyzváni, abyste ujistili, že chcete dokument označit za konečný.
Jakmile je dokument označen jako konečný, dokument nelze editovat a bude vyčištěn z jakýchkoli kontrolních údajů, komentářů apod.
Jakmile je dokument označen jako konečný, dokument nelze editovat a bude vyčištěn z jakýchkoli kontrolních údajů, komentářů apod.
Dokončené dokumenty dostanou na stavový řádek novou ikonu, která vypadá spíše jako gumička na papíře.
Dokončené dokumenty dostanou na stavový řádek novou ikonu, která vypadá spíše jako gumička na papíře.

Získání dokumentu připraveného k distribuci vám může pomoci vyhnout se některým zjevným chybám, které uděláte, když distribuujete dokument velké skupině lidí. Nemusíte se řídit všemi kroky; spíše si můžete vybrat a vybrat, který z nich chcete / preferujete. Aplikace Word 2007 je natolik flexibilní, že dělá, co požadujete při přípravě dokumentu k distribuci.

Doufám, že vám to pomůže a doufám, že využijete schopnost programu Word 2007 správně dokončit dokument před distribucí. Máte-li jakékoli dotazy nebo připomínky, dejte nám vědět v komentářích.

Doporučuje: