Začátečník: Jak zachovat, archivovat a zálohovat data v aplikaci Outlook 2013

Obsah:

Video: Začátečník: Jak zachovat, archivovat a zálohovat data v aplikaci Outlook 2013

Video: Začátečník: Jak zachovat, archivovat a zálohovat data v aplikaci Outlook 2013
Video: Как сделать резервную копию и восстановить файлы и папки в Ubuntu Linux 2024, Březen
Začátečník: Jak zachovat, archivovat a zálohovat data v aplikaci Outlook 2013
Začátečník: Jak zachovat, archivovat a zálohovat data v aplikaci Outlook 2013
Anonim
Dnes pokrýváme "nudné" věci z aplikace Outlook. Údržba a zabezpečení, stejně jako údržba a zabezpečení datového souboru aplikace Outlook 2013 - plného všech vašich důležitých dat - zálohováním a archivací.
Dnes pokrýváme "nudné" věci z aplikace Outlook. Údržba a zabezpečení, stejně jako údržba a zabezpečení datového souboru aplikace Outlook 2013 - plného všech vašich důležitých dat - zálohováním a archivací.

Od té doby, pokud používáte aplikaci Outlook k psaní a odesílání e-mailů, jste vynaložili čas na import vašich kontaktů Gmail do adresáře nebo skutečnost, že používáte aplikaci Outlook adresář, znamená, že máte spoustu dat, které potřebují chránit.

Podobně jste také pravděpodobně strávili spoustu času a práce při vytváření kalendářů, přidávání úkolů a seznamů úkolů, a možná dokonce i spoustu poznámek, které chcete uložit.

To vše se snižuje, aby se ujistil, že alespoň příležitostně zálohujete datový soubor, protože jak to někdo z nás dokáže potvrdit, je to docela frustrující a depresivní ztráta všech vašich dat a musí začít znovu.

Ovládací panel pošty

Chcete-li začít, podívejte se na ovládací panel Mail v systému Windows.

Jak ukazuje obrázek, máte přístup ke třem klíčovým oblastem nastavení aplikace Outlook. To znamená, že kliknutím na tlačítko "E-mailové účty …" nebo "Datové soubory …" se otevře stejné okno na příslušných kartách.
Jak ukazuje obrázek, máte přístup ke třem klíčovým oblastem nastavení aplikace Outlook. To znamená, že kliknutím na tlačítko "E-mailové účty …" nebo "Datové soubory …" se otevře stejné okno na příslušných kartách.

Na následující obrazovce se zobrazí karta E-mail, která vám umožní provádět akce na vašich e-mailových účtech, jako je opravy nebo změny. Můžete také zjistit, kde jsou data uložena pro každý účet.

Chcete-li tyto datové soubory přímo ovlivnit, musíte kliknout na kartu "Datové soubory". Je tu několik užitečných věcí, které můžete udělat.
Chcete-li tyto datové soubory přímo ovlivnit, musíte kliknout na kartu "Datové soubory". Je tu několik užitečných věcí, které můžete udělat.
Můžete například kliknout na tlačítko "Otevřít umístění souboru" a zjistit, kde jsou umístěny vaše datové soubory. To je užitečné, protože budete chtít vědět, kde jsou, v případě, že je někdy potřebujete skenovat a opravit (projednává se v další části).
Můžete například kliknout na tlačítko "Otevřít umístění souboru" a zjistit, kde jsou umístěny vaše datové soubory. To je užitečné, protože budete chtít vědět, kde jsou, v případě, že je někdy potřebujete skenovat a opravit (projednává se v další části).
Image
Image

K dispozici je další cool funkce, kterou můžete použít v okně Nastavení účtu. Pokud se váš datový soubor dostal obrovský a zabírá tuny místa na disku (někteří lidé sbírají gigabajty na gigabajty starého e-mailu), pak jej můžete komprimovat.

Klikněte na tlačítko "Nastavení" na kartě Datové soubory a potom na tlačítko "Kompaktní nyní" zmenšíte velikost datového souboru aplikace Outlook.

Ovládací panel služby Mail je spolehlivým způsobem, jak zachovat vaše datové soubory a profily, ale není to jediný způsob, a aplikace aplikace Outlook vám také umožní spravovat vaše poštovní schránky. Ukážíme vám tyto ovládací prvky okamžitě poté, co jsme ukázali, jak opravit vaše datové soubory.
Ovládací panel služby Mail je spolehlivým způsobem, jak zachovat vaše datové soubory a profily, ale není to jediný způsob, a aplikace aplikace Outlook vám také umožní spravovat vaše poštovní schránky. Ukážíme vám tyto ovládací prvky okamžitě poté, co jsme ukázali, jak opravit vaše datové soubory.

Spuštění nástroje údržby PST

Pokud jste si ještě nevšimli, data aplikace Outlook jsou uložena v souboru.PST nebo.OST a většinu času s tím není nic špatného.

Bohužel se vaše data někdy poškodí, což není totéž, co říkáte, že je špatné nebo beznadějně nad rámec obnovy, stačí spustit zahrnutý nástroj pro opravu doručené pošty. Nástroj pro opravu doručené pošty nebo nástroj ScanPST skenuje a opravuje soubor osobních složek, ověří a opravuje chyby při zálohování vašeho poškozeného souboru.PST nebo.OST jen v případě, že se během obnovy něco pokazí.

Nástroj ScanPST lze nalézt ve složce instalace aplikace Outlook, obvykle C: Program Files Microsoft Office Office15. Když jej najdete, poklepejte na nástroj ScanPST a spusťte jej.

První věc, kterou musíte udělat, je procházet kde jsou umístěny vaše soubory.PST nebo.OST. Na následujícím snímku obrazovky uvidíte, kde se nachází v našem počítači. Vybíráme jednu a klikneme na tlačítko "Otevřít".
První věc, kterou musíte udělat, je procházet kde jsou umístěny vaše soubory.PST nebo.OST. Na následujícím snímku obrazovky uvidíte, kde se nachází v našem počítači. Vybíráme jednu a klikneme na tlačítko "Otevřít".
Pokud nástroj ScanPST najde nějaké chyby, bude vás tolik informovat a nabídnout opravu. Klepnutím na tlačítko s odpovídajícím názvem zahájíte uvedenou opravu.
Pokud nástroj ScanPST najde nějaké chyby, bude vás tolik informovat a nabídnout opravu. Klepnutím na tlačítko s odpovídajícím názvem zahájíte uvedenou opravu.
Image
Image

Jakmile skončíte, nástroj ScanPST vám sdělí, že váš soubor aplikace Outlook byl úspěšně opraven.

Nástroj můžete zavřít nebo proces opakovat podle dalších datových souborů podle potřeby.
Nástroj můžete zavřít nebo proces opakovat podle dalších datových souborů podle potřeby.

Automatická archivace vašich dat

Podívejme se na několik důležitých informací o tom, jak nejlépe archivovat a zálohovat data. První věc, kterou chceme diskutovat, jsou možnosti AutoArchive. Chcete-li začít, klepněte na kartu "Soubor" na pásu karet, abyste viděli následující obrazovku.

Bezprostředně si můžete vzít na vědomí, který účet, který chcete navštívit (pokud je to možné), můžete vybrat kliknutím na rozbalovací nabídku umístěnou nad tlačítkem Přidat účet.

Klepněte na tlačítko "Vyčistit nástroje" tlačítko a vyberte "Vyčištění poštovní schránky" z možností. Níže jsou možnosti, které uvidíte. Všechno zde je zaměřeno na ořezávání tuku z doručené pošty a archivaci starých zpráv.
Klepněte na tlačítko "Vyčistit nástroje" tlačítko a vyberte "Vyčištění poštovní schránky" z možností. Níže jsou možnosti, které uvidíte. Všechno zde je zaměřeno na ořezávání tuku z doručené pošty a archivaci starých zpráv.
Klepnutím na tlačítko "Automatické archivace" se aplikace Outlook automaticky archivuje všechny poštovní složky, které byly nakonfigurovány jako takové. Chcete-li nastavit možnosti automatického archivace, musíte klepnout pravým tlačítkem na složku pošty a vybrat kartu "AutoArchive".
Klepnutím na tlačítko "Automatické archivace" se aplikace Outlook automaticky archivuje všechny poštovní složky, které byly nakonfigurovány jako takové. Chcete-li nastavit možnosti automatického archivace, musíte klepnout pravým tlačítkem na složku pošty a vybrat kartu "AutoArchive".

Zde vidíme typické okno složky Vlastnosti. Karta Automatické archivace vám umožní nastavit automatické archivování složky. Poznámka: na této obrazovce máme složku nakonfigurovanou pro automatické archivaci podle vlastního plánu a akcí.

Můžete také přiřadit složku k automatické archivování podle celkového předvoleného nastavení automatické archivace aplikace Outlook.Pokud jste složku nastavili na výchozí nastavení a poté klikněte na "Výchozí nastavení archivu …", zobrazí se následující dialog (protože jsou "výchozí", všechny změny, které zde nastavíte, se budou vztahovat na každou složku nakonfigurovanou na výchozí autoarchivu).
Můžete také přiřadit složku k automatické archivování podle celkového předvoleného nastavení automatické archivace aplikace Outlook.Pokud jste složku nastavili na výchozí nastavení a poté klikněte na "Výchozí nastavení archivu …", zobrazí se následující dialog (protože jsou "výchozí", všechny změny, které zde nastavíte, se budou vztahovat na každou složku nakonfigurovanou na výchozí autoarchivu).
Nezapomeňte, můžete také najít tato nastavení otevřením možnosti a klepnutím na nadpis "Pokročilé".
Nezapomeňte, můžete také najít tato nastavení otevřením možnosti a klepnutím na nadpis "Pokročilé".
Pojďme se nyní přesunout ručně k archivaci vašich dat.
Pojďme se nyní přesunout ručně k archivaci vašich dat.

Ruční archivaci dat

Jednoduše, pokud nechcete používat automatické archivování nebo chcete provést vlastní archivaci, můžete se vrátit do Nástroje pro vyčištění, které najdete na obrazovce Informace o účtu, a klepnutím na tlačítko "Archivovat" otevřete následující dialog.

Stačí, když si prostě vyberete složku, kterou chcete archivovat, vyberte datum pro archivaci položek a poté vyberte složku, do které chcete archiv uložit. To je hotovo!
Stačí, když si prostě vyberete složku, kterou chcete archivovat, vyberte datum pro archivaci položek a poté vyberte složku, do které chcete archiv uložit. To je hotovo!

Zálohování a obnovení datového souboru aplikace Outlook

Zálohování datových souborů aplikace Outlook je stejně snadné jako kopírování souborů.OST nebo.PST na jiný pevný disk, cloudový server, palec nebo jiné úložné médium. Vzpomínáte si, jak najít vaše datové soubory?

Otevřete ovládací panel Mail a klikněte na tlačítko "Datové soubory". Klikněte na "Otevřít umístění souboru …" a pak můžete zálohovat datové soubory.

Na boční poznámce můžete natrvalo přemístit datové soubory do cloudového umístění, jako je například složka OneDrive nebo Dropbox, čímž zajistíte, že data aplikace Outlook budou vždy technicky zálohována.
Na boční poznámce můžete natrvalo přemístit datové soubory do cloudového umístění, jako je například složka OneDrive nebo Dropbox, čímž zajistíte, že data aplikace Outlook budou vždy technicky zálohována.

Chcete-li obnovit soubor zálohovaných souborů, přejděte zpět na kartu Soubor a vyberte možnost Otevřít datový soubor aplikace Outlook.

Na následujícím snímku se aplikace Průzkumník souborů automaticky otevře do našich archivů, ale můžete zřejmě prohlížet kdekoli se nacházejí vaše datové soubory.
Na následujícím snímku se aplikace Průzkumník souborů automaticky otevře do našich archivů, ale můžete zřejmě prohlížet kdekoli se nacházejí vaše datové soubory.
Vyberte požadovaný soubor a klikněte na tlačítko "Otevřít", abyste získali přístup k datům uloženým v souboru. Po obnovení budete moci procházet a prohlížet položky tak, jak byste normálně.
Vyberte požadovaný soubor a klikněte na tlačítko "Otevřít", abyste získali přístup k datům uloženým v souboru. Po obnovení budete moci procházet a prohlížet položky tak, jak byste normálně.
Pokud již nemusíte přistupovat k datům se záložním datovým souborem, stačí kliknout pravým tlačítkem myši na nejvyšší složku a vybrat možnost zavření.
Pokud již nemusíte přistupovat k datům se záložním datovým souborem, stačí kliknout pravým tlačítkem myši na nejvyšší složku a vybrat možnost zavření.
Zálohování a obnovení datových souborů je převážně ruční činností, ale pokud nastavíte své složky k častému automatickému archivaci a budou archivovány na takové místo, jako je složka mraků, pak máte nějakou malou bezpečnost.
Zálohování a obnovení datových souborů je převážně ruční činností, ale pokud nastavíte své složky k častému automatickému archivaci a budou archivovány na takové místo, jako je složka mraků, pak máte nějakou malou bezpečnost.

Nejlepší způsob, jak zajistit, že neztratíte žádné údaje, je však běžně zálohovat vaše datové soubory velkoobchodně. Máte něco, co byste chtěli přidat? Dejte nám prosím vědět v našem diskusním fóru. Jako vždy se těšíme na vaši zpětnou vazbu.

Doporučuje: