V této lekci se soustředíme na přílohy a na to, jak můžete své e-mailové zprávy smrkovat pomocí osobního podpisu.

ŠKOLNÍ NAVIGACE
  1. Seznámení s Gmailem
  2. Aplikace pro mobily, složení pošty a konverzace
  3. Správa doručené pošty a štítky
  4. Mail Filters a Star System
  5. Přílohy, podpisy a zabezpečení
  6. Pozvánky a respondenti dovolené
  7. Používejte službu Gmail jako seznam úkolů
  8. Více účtů, klávesových zkratek a vzdáleného odhlášení
  9. Pomocí účtu Gmail můžete přistupovat k dalším účtům
  10. Power Tips a Gmail Labs

Informace o tom, jak nejlépe chránit data vašeho účtu a také zálohovat vaše data místně, abychom vám to vždycky vedli, dokonce i když jste svůj účet smazali.

Přílohy

Přidání přílohy do e-mailu v Gmailu je snadné. Nejlepší ze všech, s Gmailem, můžete zabránit rozpakům při odesílání následného e-mailu, pokud zapomenete připojit soubor.

Poznámka: Zprávy služby Gmail mohou mít velikost až 25 megabajtů (MB). Pokud potřebujete poslat přílohy do zprávy, která způsobí, že je větší než 25 MB, můžete místo toho vkládat soubory z Disku Google. Neexistuje žádný limit počtu příloh povolených pro každou zprávu, pokud nepřesáhnete limit velikosti 25 MB.

Jedním ze způsobů je kliknutí na tlačítko "Připojit soubory" v dolní části okna "Spočítat".

Vyberte soubory, které chcete připojit ke zprávě v dialogovém okně Otevřít. Můžete připojit více souborů najednou výběrem více souborů stejným způsobem jako v Průzkumníku Windows. Klepnutím na tlačítko "Otevřít" připojte vybrané soubory.

Průběh připojení souborů se zobrazí v dolní části zprávy.

Takže co když zapomenete připojit své soubory? Gmail vás nenechá zapomenout. Služba Gmail rozpozná, kdy jste v těle své zprávy napsali určité fráze a před odesláním zprávy se objeví upozornění.

Klikněte na tlačítko "Zrušit" a přiložte soubory před odesláním zprávy.

Některá z následujících frází vyzve k zobrazení upozornění na přílohu.

  • viz příloha
  • viz příloha
  • viz přiložené
  • k tomuto e-mailu
  • Připojil jsem se
  • připojil jsem
  • Já jsem zahrnut
  • Já jsem zahrnoval
  • přiložený soubor

Pomocí příkazu Drag-and-Drop přiložte soubory

Soubory můžete také přetahovat do zprávy, kterou vytváříte, a připojit je. Jednoduše přetáhněte soubor z okna Průzkumníka do zprávy, kterou vytváříte.

Nastavte podpis e-mailu v Gmailu Mobile

E-mailový podpis umožňuje automaticky přidat několik řádků kontaktních informací (nebo jiných informací) do dolní části každé odchozí e-mailové zprávy, což vám umožní snadno propagovat vaši firmu nebo sami.

Služba Gmail vám umožňuje nastavit podpis, který chcete zahrnout do zpráv, které sestavíte.

Chcete-li nastavit podpis, který bude automaticky připojen ke všem e-mailům, které vytvoříte v Gmailu, klikněte na tlačítko nastavení a z rozevírací nabídky vyberte možnost Nastavení. Zůstaňte na kartě Obecné, přejděte dolů na sekci "Podpis" a pro zapnutí funkce vyberte možnost "Bez podpisu".

Zadejte text, který chcete použít jako svůj podpis. Pokud máte logo, můžete jej vložit jako obrázek do textu nebo samostatně. Můžete také přidat hypertextové odkazy na text ve vašem podpisu výběrem textu pro odkaz a klepnutím na tlačítko "Odkaz" na panelu nástrojů.

POZNÁMKA: Pokud chcete přidat obrázek k podpisu, musíte použít obrázek, který je veřejně dostupný na webu. Chcete-li například použít logo vaší společnosti, můžete ji najít na stránkách vaší společnosti a zkopírovat adresu URL odtud. Potřebujete webovou adresu URL, která bude obsahovat obrázek ve vašem podpisu. Pokud obrázek, který chcete použít, již není k dispozici na webu, můžete použít stránky, jako je Blogger a weby Google, abyste vytvořili jednoduchý web a nahrali do něj obrázek. Nebo můžete použít službu hostování obrázků.

Pod položkou "Odkaz na" zadejte, zda se jedná o odkaz na adresu "Webová adresa" nebo "E-mailová adresa". Zadejte adresu URL nebo e-mailovou adresu v poli "Do jaké adresy URL by měl tento odkaz jít?". Chcete-li otestovat odkaz a ujistěte se, že funguje, klikněte na tlačítko "Otestovat tento odkaz". Pokud jste spokojeni, klikněte na tlačítko "OK".

Odkaz je vložen. Pokud je kurzor na libovolném z připojených textů, zobrazí se další možnosti. Můžete přejít na [odkaz], na odkaz "Změnit" nebo na odkaz "Odebrat". Chcete-li tyto možnosti skrýt, klikněte buď na "X" na pravé straně rámečku, nebo klikněte na jiný nepřiřazený text v podpisu.

Gmail automaticky vloží dvě pomlčky (-) nad vaši podpis a oddělí je od těla e-mailové zprávy, jak je uvedeno níže.

Můžete se rozhodnout vynechat pomlčky. Chcete-li tak učinit, zaškrtněte políčko "Vložit tento podpis před citovaný text v odpovědi a zaškrtněte políčko" - "před ním". Všimněte si, že tato možnost také vkládá váš podpis před citovaný text v odpovědi.

Klikněte na tlačítko Uložit změny.

Podpis můžete upravit nebo odstranit ručně, jakmile je vložen do nové zprávy.

Nastavte podpis e-mailu v Gmailu Mobile

Mobilní aplikace Gmail umožňuje nastavit podpis pro použití v aplikaci, která je oddělena od podpisu, který nastavíte v prohlížeči Gmail v prohlížeči.

Ukážeme vám, jak nastavit podpis na telefonu Android.Chcete-li v telefonu Android přidat podpis do aplikace Gmail, klikněte na tlačítko nabídky v telefonu a z rozbalovací nabídky vyberte možnost Nastavení.

Na obrazovce "Nastavení" klepněte na e-mailovou adresu účtu, pro který chcete nastavit podpis.

Klepněte na možnost "Podpis" na obrazovce "Nastavení".

V dialogovém okně "Podpis" zadejte svůj podpis a dotkněte se tlačítka "OK".

POZNÁMKA: V podpisu můžete stisknout klávesu "Enter", čímž se text podpisu umístí na více řádků, ale do textového podpisu v aplikaci Gmail nelze přidat hypertextové odkazy.

Podpis se zobrazí pod volbou "Podpis" na obrazovce "Nastavení".

Stiskněte dvakrát tlačítko "Zpět", abyste se vrátili do doručené pošty. Klepněte na tlačítko "Compose".

Zadaný podpis se automaticky přidá do nové e-mailové zprávy.

Nastavte více podpisů

Do Gmailu můžete přidat pouze jeden podpis. Existuje však cesta kolem tohoto omezení v prohlížeči. Pokud potřebujete více podpisů v Gmailu, můžete v Gmail Labs vytvořit další funkce pomocí funkce "Konzervované odpovědi".

Tuto funkci využijeme v lekci 10, když budeme hovořit o pokročilých funkcích v Gmail Labs.

Udržujte svůj účet a údaje zabezpečené

Chcete-li, aby se zbývající část lekce zaměřila na zabezpečení účtu a na zálohování dat, přejete si trochu přepnout rychlost. Vzhledem k tomu, že budete mít svůj účet v Gmailu (kontakty, kalendáře, úkoly apod.), Je nutné, abyste věděli, jak to udržet v bezpečí, v případě potřeby, , například jste někdy rozhodli, že chcete svůj účet smazat.

Zabezpečte data pomocí Nastavení účtu Google

V sekci Zabezpečení v části Účty můžete změnit heslo, možnosti obnovení účtu a oznámení.

Chcete-li otevřít obrazovku Účty, klikněte na tlačítko Nastavení a v rozevíracím seznamu vyberte možnost Nastavení. V horní části obrazovky "Nastavení" klikněte na položku "Účty".

V sekci "Změnit nastavení účtu" můžete změnit heslo, změnit možnosti obnovení hesla a přistupovat k dalším nastavením účtu Google.

Změňte heslo služby Gmail

Je to dobrý nápad změnit heslo jednou za čas, abyste zabránili neoprávněnému přístupu k vašim online účtům, včetně Gmailu. Pokud máte podezření, že někdo mohl získat přístup k vašemu účtu Gmail, měli byste okamžitě změnit heslo.

Chcete-li změnit heslo, přejděte na hlavní obrazovku "Účty", jak je popsáno výše. V sekci "Změnit nastavení účtu" klikněte na odkaz "Změnit heslo".

Na obrazovce "Změnit heslo" zadejte své "Aktuální heslo" a zadejte znovu "Nové heslo" znovu do pole "Potvrdit nové heslo" a klikněte na "Změnit heslo".

Obnovte nebo obnovte své Gmail heslo, pokud jste to zapomněli

Pokud jste zapomněli své heslo služby Gmail, můžete jej obnovit nebo obnovit několika způsoby.

Přejděte na část "Účty" na obrazovce "Nastavení", jak bylo uvedeno výše. Klikněte na odkaz "Změnit možnosti obnovení hesla" v části "Změnit nastavení účtu".

Použijte obrazovku "Možnosti obnovení účtu", abyste zajistili ochranu vašeho účtu Google a zprostředkování přístupu k účtu, pokud zapomenete své heslo.

Můžete vám poskytnout číslo "mobilního telefonu", které vám pomůže chránit váš účet, "e-mailovou adresu pro obnovení", která umožňuje společnosti Google kontaktovat vás o změnách ve vašem účtu a "alternativní e-mailovou adresu", která poskytuje jinou e-mailovou adresu pro obnovení, další způsob přihlášení k účtu Google.

Můžete také přiřadit k vašemu účtu "bezpečnostní otázku", aby se dále zjistilo, že se jedná o skutečně váš účet, když o tom budete kontaktovat společnost Google.

Proveďte všechny změny, které chcete provést, a klikněte na tlačítko Uložit po dokončení.

Získání další vrstvy zabezpečení pomocí dvoufázového ověření

Část "Zabezpečení" na obrazovce Účty také umožňuje, abyste do svého účtu použili dvoufázové ověření s cílem poskytnout další úroveň zabezpečení pomocí mobilního telefonu.

Stručně řečeno, když zvolíte přidání dvoufázového ověření do svého účtu Google, po zadání hesla Google poté zkopíruje číselný kód do mobilního telefonu. Poté ověříte svoji totožnost zadáním kódu na další obrazovce, tj. Ve druhém kroku.

Další informace o nastavení této funkce naleznete v článku o zabezpečení účtu Google pomocí dvoufázového ověření.

Ochrana soukromí pomocí možností externích snímků

Až doteraz se Gmail vždycky dotázal na vás před zobrazením obrázků v e-mailech. Někteří odesílatelé by se mohli pokoušet o použití snímků k přenosu virů nebo škodlivého softwaru do vašeho počítače nebo mobilního zařízení, což ohrožuje jeho bezpečnost.

Od prosince 2013 společnost Google změnila, jak Gmail zpracovává obrázky v e-mailu. Ve vašem prohlížeči bude služba Gmail automaticky zobrazovat obrázky ve vašich zprávách. Tato změna bude zahájena do Gmailu pro Android a iOS "na začátku roku 2014."

Zprávy služby Gmail budou nadále v bezpečí. Obvykle se obrazy zobrazují přímo z původních externích hostitelských serverů. Nicméně Gmail bude nyní zobrazovat všechny obrázky prostřednictvím vlastních zabezpečených proxy serverů společnosti Google. To vás chrání následujícími způsoby:

  • Odesílatelé nemohou použít načítání obrázků k získání informací, jako je vaše IP adresa nebo umístění.
  • Odesílatelé nemohou v prohlížeči nastavit nebo číst soubory cookie.
  • Služba Gmail kontroluje obrázky pro známé viry nebo škodlivý software.

Gmail bude nadále skenovat každou zprávu o podezřelém obsahu a pokud se Gmail domnívá, že odesílatel nebo zpráva je podezřelá nebo potenciálně škodlivá, nebudou se obrázky zobrazovat a budete dotázáni, zda chcete vidět obrázky.

Takže společnost Google bude i nadále zodpovědná za zabezpečení obrázků přijatých prostřednictvím služby Gmail. Podle společnosti Google "vaše e-mail bude nyní bezpečnější, rychlejší a krásnější než kdy předtím."

Zvolte možnost Automaticky zobrazit snímky v Nastavení

Pokud nechcete, aby se snímky zobrazovaly automaticky, můžete stále zvolit zobrazení obrázků podle jednotlivých zpráv.

Podívejte se na náš článek o funkci How-To Geek, kde se dozvíte více o této funkci a o tom, jak změnit nastavení, abyste se mohli rozhodnout, že budete zobrazovat obrázky pro každou zprávu zvlášť.

Zálohování dat

Vždy jste se učil, že je dobré zálohovat data, například dokumenty, poznámky apod., Stejně jako e-maily, kalendářní data a kontakty.

Nyní máte v Gmailu možnost exportovat kopii vašich dat z různých produktů Google, jako jsou Kalendář a Kontakty, a budete brzy mít možnost exportovat kopii vašich zpráv Gmailu.

Každá služba Google je archivována v jiném formátu. Informace o všech formátech dostupných pro různé služby naleznete na stránce nápovědy Google.

Chcete-li archivovat data Google, klepněte na tlačítko Nastavení a v rozbalovací nabídce vyberte možnost Nastavení. Klepněte na kartu "Účty" na obrazovce Nastavení.

V části Změnit nastavení účtu na obrazovce Účty klikněte na odkaz Nastavení účtu Google.

Na obrazovce Účty klikněte v části Účet na "Stažení dat".

Na obrazovce "Stáhnout kopii dat" klikněte na "Vytvořit archiv".

Na další obrazovce můžete vybrat produkty Google, pro které chcete data stáhnout. Při vytváření archivu postupujte podle pokynů na obrazovkách.

Můžete také kliknout na odkaz "Moje archivy" v pravém horním rohu, abyste mohli přistupovat k archivům a stáhnout je do počítače.

Zálohování účtu Gmail pomocí jiných metod

Můžete také použít nástroj s otevřeným zdrojovým kódem nazvaný GMVault ke stažení zálohy účtu Gmail. Jedná se o nástroj příkazového řádku, který lze použít v systémech Windows, Linux a Mac OS X.

Pokud se vám nepodaří použít nástroj příkazového řádku, můžete pomocí bezplatného e-mailového klienta Thunderbird stáhnout a zálohovat váš e-mail z vašeho účtu Gmail.

Pokud používáte Ubuntu, popsali jsme, jak pomocí programu Getmail zálohovat účet Gmail.

Můžete dokonce zálohovat zprávy služby Gmail tak, že je automaticky předáte na jinou e-mailovou adresu. Nápověda Google popisuje, jak to udělat. Všimněte si, že tato metoda bude pouze zálohovat e-mail, který obdržíte, nikoli odeslaná pošta.

Další informace ...

Přidávání příloh do zpráv služby Gmail je rychlé a nejlépe, pokud si zapomenete, systém vám připomene. To je dobrá zpráva, zvláště pokud jste přidali dojemný profesionálně vypadající podpis a nechcete se zapomínat tím, že zapomenete přidat soubor.

Ještě důležitější je, abyste nyní lépe porozuměli možnostem zabezpečení, které máte k dispozici, a jak nejlépe udržet váš účet v bezpečí při zachování integrity cenných dat.

Na další lekci se budou diskutovat o pozváních a respondentech na dovolenou, takže nikdy nezmeškáte důležitou událost a můžete nechat lidi rychle vědět, kdy jste mimo kancelář a kdy se vrátíte.

Nejlepší Tipy:
Komentář: